Adiestramiento de personal (página 2)

Enviado por Rosanna Silva

Partes: 1, 2

Tipos De
Adiestramiento

Inducción: Es la orientación
general, que se le da al empleado para adecuarlo al puesto, al
grupo y a la
institución. Este tipo de formación tiene por
meta crear una actitud
favorable del empleado y facilitar su proceso de
integración.

Adiestramiento A Través De La
Experiencia: Consiste en reunir un grupo de personas en
base a tareas o áreas similares para intercambiar
experiencias, métodos,
recursos y
otros. En tales espacios se debe establecer un flujo
informativo precisando objetivos,
expectativas, dinámicas, metodología, aspectos organizativos y el
código para el análisis. Este tipo de formación
podría ser muy útil, ya que de la experiencia de
los individuos o grupos se
enriquece el trabajo y
se comparten vivencias muy significativas.

Adiestramiento "En" Y "Para" La
Organización: Consiste en desarrollar al
máximo el potencial humano de la institución por
vía de la implementación de un sistema de
educación permanente que abarque las
siguientes etapas:

Preparación y actualización para el
mejor desempeño del cargo.
Preparación para otros cargos que pudiera
ocupar el empleado.
Preparación para el desarrollo
general integral.

La capacitación en las instituciones deben basarse en las siguientes
condiciones:

Las necesidades de las Personas.
El crecimiento individual
La participación como aprendizaje
activo.
La capacidad para dar respuestas a necesidades de la
realidad y la posibilidad de aplicarlas a la vida
cotidiana.
Los conocimientos y experiencias de los
participantes, revalorizando y reforzando el aprendizaje
existente e incorporando nuevos conocimientos.
El aprendizaje en equipo que permite mayor
posibilidad de interacción e intercambio.
- Centros De Adiestramiento Y Especializados:
  Habiendo procesado de antemano las necesidades actuales y
  futuras del personal, se puede ofrecer la oportunidad de
  formación y entrenamiento en un centro de
  capacitación, para que el empleado asuma con mayor
  responsabilidad y eficacia
  el trabajo
  que desempeña.

Detección De
Necesidades De Adiestramiento

Concepto: Es un proceso mediante el cual se
establecen los requerimientos de adiestramiento para el personal
que labora en la organización para programar las diferentes
acciones de
adiestramiento.

Objetivos: Elaborar la planificación, programación y ejecución de los
programas de
adiestramiento, que permiten adecuar al trabajador para el
ejercicio de determinada función o
para la ejecución de tareas especificas establecidos por
la organización en cada puesto de trabajo.

Tipos De
Necesidades de Adiestramiento:

Manifiestas.
Encubiertas.
Organizacionales.
Ocupacionales.
Individuales.

Según la primera clasificación, las
necesidades surgen por algún cambio en la
estructura
organizacional, por la movilidad del personal o como repuesta
al avance tecnológico de la empresa,
reciben el nombre de manifiestas, dado que son bastante
evidentes. Su especificación no resulta por lo general muy
complicada; es imprescindible conocer las metas de la gerencia y
mantener al día la planeación
de los recursos
humanos.

El personal de nuevo ingreso, el que será
ascendido o transferido, el que ocupará un puesto de nueva
creación, los cambios de maquinaria, herramientas,
métodos de trabajo y procedimientos,
así como el establecimiento de nuevos estándares de
actuación, representan necesidades manifiestas. El
adiestramiento requerido para atender tales necesidades ha
recibido el nombre de preventiva, se asume que los recursos o
alguna otra modalidad deberán impartirse antes de que los
trabajadores involucrados ocupen sus nuevos puestos o de que se
establezcan los cambios.

Por otro lado, las necesidades encubiertas se presentan
en casos en que los trabajadores ocupan normalmente sus puestos y
presentan problemas de
desempeño, derivados de la falta u obsolescencia de
conocimientos, habilidades o actitudes. En
esta situación, el personal continuará
indefinidamente en su puesto y las acciones de
capacitación que presenten se denominarán
correctivas, dado que pretenden resolver la problemática
existente. Las necesidades encubiertas enfrentan
comúnmente resistencia tanto
de trabajadores como de directivos y supervisores; su
determinación es más difícil que las de tipo
manifiesto.

Las necesidades de carácter organizacional, ya analizadas se
dan cuando "…estamos hablando de debilidades generales…" En
este caso está implicada una parte importante de la
empresa. El
cambio de equipo, la introducción de nuevos procedimientos o la
modificación de las políticas,
son ejemplos de este tipo de necesidades.

Los departamentales son las que afectan un área
importante de la empresa, llámese división,
gerencia, departamento o sección.

Las necesidades ocupacionales son las que se refieren a
un puesto en particular: vendedor, mecánico, supervisor de
producción, proyectista.

Obviamente, las de tipo personal son las que se ubican
respecto de cada trabajador.

Estas clasificaciones tienen no sólo valor
teórico dado que, para el manejo de diferentes tipos de
necesidades, reportan beneficios prácticos, además
de ser útiles para su categorización.

Importancia de
la Detección de Necesidades de
Adiestramiento

La detección de necesidades nos permite localizar
e identificar en una situación de trabajo, los
obstáculos que se presentan en el logro de los objetivos.
En este orden de ideas, una necesidad de adiestramiento es la
falta de conocimiento,
habilidad o destreza, en una persona que
impide el desarrollo de su trabajo satisfactoriamente o
interfiere con el desarrollo completo de su potencial y
así prepararse para sus grandes
responsabilidades.

Instrumento Para
la Detección de Necesidades de
Adiestramiento

Está representado por un formato en el
cual el supervisor vaciará toda la información requerida, éste
permitirá visualizar el tipo de entrenamiento requerido
por su personal.

Partes Del Instrumento:

Datos personales del trabajador.
Adiestramiento recibido durante los 3 últimos
años del trabajador.
Adiestramiento en función del
cargo.
Conformado (firma del funcionario).
Adiestramiento en función del
desarrollo.
Observaciones del supervisor.
Programa individual para el desarrollo.

Técnicas
Para Determinar Necesidades De Adiestramiento

Desde el punto de vista administrativo, se
entiende por técnica el conjunto de procedimientos y
recursos para llevar a cabo una labor, así como el
arte y la
pericia para usar esos procedimientos. Las técnicas
para la Detección de Necesidades de Adiestramiento (DNA)
implican los dos elementos de la definición.

Las técnicas para DNA pueden ir desde una simple
pregunta formulada por escrito u oralmente (por ejemplo;
¿en qué tareas presentan deficiencias sus
subordinados originados por la falta de conocimientos,
habilidades y actitudes, y qué problemas operativos
manifiestan?), hasta un complejo diseño
de investigación. A continuación se
describen algunas técnicas:

Análisis del Cargo o Puesto de Trabajo:
El primer paso, en este caso, es el de analizar cuidadosamente
la misión
del cargo, ello permitirá visualizar con claridad los
aspectos básicos del cargo en cuestión. El
segundo paso, es la de analizar las funciones y
tareas del cargo, para determinar necesidades más
específicas. El tercer paso, es la de analizar el tipo
de relación de trabajo y comunicacional del cargo, tanto
interna como externamente, este análisis
determinará la necesidad, grado e importancia de sus
relaciones. El cuarto paso, es el del análisis de los
perfiles del cargo. A través de este análisis se
detectan cada uno de los requisitos exigidos por el
perfil.

Escala de Actitud: Es un instrumento que
permite medir la predisposición favorable, desfavorable
o indiferente que existe en los individuos hacia personas,
objetos o situaciones. Se parte del supuesto de que toda
persona posee una predisposición, cualquiera esta sea.
La predisposición es aprendida a través del
proceso de socialización y por ende susceptible a
ser medida.

Entrevista: Es un interrogatorio dirigido por
un investigador (entrevistador), con el propósito de
obtener información de un sujeto (entrevistado), en
relación con un aspecto especifico. Para su desarrollo
se requiere el siguiente material: Guión de entrevista y
grabadora, cuando el entrevistado no tiene inconveniente en que
se utilice. Según la naturaleza
de las preguntas y el control que
ejerza el entrevistador, las entrevistas
pueden ser:

Dirigida.
Semidirigida.
Abierta.

En la entrevista
dirigida el entrevistador plantea una serie de preguntas que
requieren de repuestas breves. Estas preguntas se elaboran
previamente y es común que el entrevistador registre las
repuestas por escrito, junto a cada una de las
cuestiones.

La entrevista semidirigida incluye preguntas de
carácter más general que las usadas en las de tipo
dirigido, con lo cual se espera recabar más
información y obtener mayor participación del
entrevistado.

En las entrevistas abiertas se plantean sólo
algunos aspectos acerca de los cuales el sujeto puede dar amplia
información, de modo que éste habla la mayor parte
de la sección, en tanto que el entrevistador se limita a
hacer alguna observación o a plantear otro
aspecto.

Observación: El entrenador tiene
absoluta libertad de
movimiento
en la compañía. En sus "PASEOS" puede observar
muchas cosas, indicadores
de necesidades de adiestramiento, especialmente que
están ocultas o apenas surgen al observar, el entrenador
necesita una mente alerta y creativa, ojos y oídos
atentos y boca cerrada.
Investigación: Las
compañías, asociaciones industriales,
universidades y otras organizaciones
investigan constantemente. A veces los resultados producen
nuevos productos,
materiales o
nuevos usos de los que ya existen. Esto hace que la
compañía planee nuevamente algunas fases de la
producción, lo cual implica, desde luego, nuevas
necesidades de adiestramiento que el especialista debe captar
para ponerse en acción.
Autoanálisis: Todas las personas
"normales" se auto-evalúan constantemente. Quieren hacer
siempre lo mejor que puedan y criticar su desempeño
confrontándolo con la noción de un trabajo ideal.
Así, saben lo que necesitan en conocimiento, destreza,
presentación, etc. Cuando se les da una oportunidad de
expresar sus ideas, por ejemplo mediante un programa de
auto-evaluación periódica con miras al
desarrollo establecido formalmente por la
compañía, éste indican llanamente cuales
son sus necesidades. También se pueden conocer las
necesidades de adestramiento en grupo cuando se confrontan las
repuestas de varias personas.
Evaluación Del Trabajo: La
evaluación del trabajo es constante. El jefe
evalúa a su subordinado, el subordinado se
auto-evalúa y otros en silencio; evalúan el
trabajo de ambos. A menudo esta evaluación es causal,
subjetiva y no registrada. Puede ser que ni siquiera sea
discutida, y sin embargo, una buena evaluación
podría desembocar en la identificación de cierta
necesidad de entrenamiento. Es posible caer en la cuenta de que
el evaluado deba mejorar sus conocimientos o habilidades o
comprensión de los objetivos de su puesto y su
compañía.

Para mejorar la productividad,
cada día más organizaciones propician la
evaluación formal, periódica, de la
actuación individual en el trabajo. Para esto desarrollan
procedimientos específicos y se determinan puntos
óptimos de realización de tareas que serán
usadas como puntos de comparación.

Cualesquiera que sean los patrones y procedimientos para
evaluar la tarea individual, el resultado es una
indicación de las necesidades de crecimiento de la persona
cuyo trabajo ha sido evaluado. La satisfacción de algunas
de esas necesidades corresponde al entrenamiento. El individuo
puede, entonces, iniciar actividades de auto-desarrollo por su
cuenta o por los medios que la
compañía le llegue a proporcionar, o usar ambos a
la vez.

La Reunión Creativa O
Brainstorming’s: Algunos directores de entrenamiento
han encontrado que las reuniones creativas son un medio
útil para determinar las necesidades del adiestramiento,
especialmente cuando se trata de un grupo. El procedimiento
es simple:

Reúna un grupo multidisciplinario (vendedores,
oficinistas, ingenieros, supervisores,
ejecutivos.).
Coloque frente a ellos, en el pizarrón o la
cartelera, una pregunta de interés
común. Haga que la pregunta empiece con
¿Cómo…?.
Pida a los miembros del grupo que contesten cualquier
cosa que se les ocurra. Anote sus respuestas junto a la
pregunta en el orden en que vayan surgiendo. No la juzgue. No
las clasifique. Todo lo que usted desea son las ideas que
surjan en el tiempo
límite, por ejemplo, de cinco minutos.
- Quejas: La naturaleza dinámica del trabajo permite que de
  vez en cuando, un individuo o un grupo perciban que algo
  anda mal. Esta inquietud o insatisfacción puede
  manifestarse en forma de queja. Algunas quejas son orales y
  otras escritas. El análisis de ellas no das clave
  muy útiles para la identificación de ciertas
  necesidades de entrenamiento.
- Crisis: La crisis
  operacional de una organización o de uno de sus
  sectores revela frecuentemente la necesidad de una
  capacitación especial. ¿Qué ha causado
  la crisis? hay que preguntarse. Puede haber sido falta de
  planeación o de coordinación, responsabilidad mal
  definida, áreas de autoridad confusa, obstáculos en la
  comunicación, control inadecuado, o
  conflictos interpersonales, entre otras
  muchas cosas. Todas las mencionadas pueden indicar la
  necesidad de que el entrenador intervenga.
Algunas crisis llegan inesperadamente, como
si salieran de la nada. Hay organizaciones o sectores de
ellas que las padecen continuamente, mientras otras no
parecen sufrirlas jamás. La diferencia puede muy bien
residir en parte, en la planeación avanzada efectiva,
que incluirá la revisión de entrenamiento
adecuado en las fases de la planeación misma, la
organización, el control y otras funciones de
individuos y de grupos.
Planificación Del
Adiestramiento
Es la integración del conjunto de
actividades, medios y recursos en una estructura
de acción, de acuerdo a los objetivos propuestos, para
mejorar el desempeño de los trabajadores de la
organización a través de la realización
de actividades de adiestramiento.
Plan Anual
Es el documento que recoge el total de las
acciones de adiestramiento cuya ejecución esta
prevista en un plazo determinado, considerando los
recursos.
Recursos
Son los elementos fundamentales para la
elaboración de un plan (humano,
financiero, materiales y de tiempo).
El Plan de
Adiestramiento de Personal
Propósito: Consolidar y racionalizar
las acciones de adiestramiento del personal anualmente, por
medio de la detección de necesidades diseñadas
para tal fin, a objeto de satisfacer las demandas de
adiestramiento y/o desarrollo de cada unidad
organizativa.
Objetivos:
- Satisfacer las necesidades de adiestramiento y
  desarrollo del personal de cada unidad organizativa a fin
  de incrementar sus niveles de eficiencia.
- Visualizar el tiempo y espacio, las acciones de
  adiestramiento a nivel organizacional.
- Proporcionar insumos que permitan elaborar el
  presupuesto correspondiente, en
  función a los recursos humanos y materiales
  requeridos para tal fin.
- Establecer prioridades para desarrollar acciones
  de adiestramiento.
- Ejercer el control y evaluación de los
  resultados sobre las acciones de
  adiestramiento.
- Establecer bases reales para seleccionar los
  recursos docentes
  internos y externos.
Estrategias para Desarrollar un Plan
de Adiestramiento de Personal

Resultados de
la Aplicación de un Plan de
Adiestramiento
- Personal adiestrado en función a
  necesidades organizacionales y/o individuales.
- Se obtienen elementos sólidos que permiten
  presupuestar futuros planes de adiestramiento.
- Se elevan los niveles de eficiencia del personal,
  cuyo impacto positivo permite el logro de metas y objetivos
  organizacionales.
- Actualización del registro de
  instructores internos y externos.
- Permite emitir criterios confiables para la
  contratación de entidades
  didácticas.
- Validación de instrumentos de
  evaluación de adiestramiento.
- Permite sensibilizar al supervisor sobre el
  proceso de adiestramiento; su importancia y
  bondades.
Lista de
Referencias
- Chiavenato: (1997).
  Administración de Recursos Humanos.
  México: Mc Graw – Hill.
- Robbins: (1998). Comportamiento
  Organizacional. México: Mc Graw Hill.
- Davis y Newtron. Comportamiento Humano en el
  Trabajo. México: Mc Graw Hill.
Reseña Biográfica de la
autora:
Rosanna Del Valle Silva
Fernández
Venezolana, nacida en San Felipe – Estado
Yaracuy. Especialista en Gerencia Educacional (UPEL –
IMPM), Practitioner en Programación
Neurolinguística (Instituto Español de Programación
Neurolinguística), con Diplomados en Tecnología de la Información y
Comunicación (ANUV – UNITEC), Capacitación Docente (UNEFA – UNA),
Licenciada en Administración de Empresas
Mención: Gerencia (UFT) y Técnico Superior
Universitario en Administración Mención: Gerencia
de Empresas
(IUTY). Desde el año 2005, labora en la UNEFA
Núcleo Yaracuy como Profesor
Instructor a Dedicación Exclusiva.
Es investigadora de las líneas: Gerencia
Educacional – Tecnología de la información y
Comunicación, adscritas al Núcleo de Investigación Educativa "Orangel Loyo
Colmenarez" de la UPEL – IMPM, Núcleo Yaracuy.
Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a
eventos
nacionales e internacionales en el área educativa y
gerencial. Facilitadora de cursos de extensión
universitaria en el área de evaluación,
planificación educativa y estrategias de aprendizaje; así como
también en el ámbito gerencial y organizacional
(cooperativismo, liderazgo,
formulación de proyectos,
entre otros).
Ha laborado en empresas privadas venezolanas
(INVILARA, Cervecera Nacional Brama, Smurfit Cartón de
Venezuela,
Cerámicas Caribe, Seguros
Orinoco) y como docente en Instituciones de Educación Superior (IUTY –
IUPMA). Es integrante de la Red Docente Kipus para
América
Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de
Informática y Telemática (RENADIT) y forma parte del
Voluntariado Social del Instituto Nacional de la Juventud
(INJ – Yaracuy).
Cuando acabe el tiempo, examine la lista. Identifique
los puntos que reclamen nuevos conocimientos, habilidades o
actitudes. Estas son las necesidades de entrenamiento, alguna
de las cuales pueden conllevar otras necesidades, como cambio
en la organización, políticas y procedimientos, y
son claves valiosas para encontrar los modos de mejorar la
productividad aun fuera de la esfera del
adiestramiento.